En este artículo te contamos todo lo que tenés que saber para destacarte como secretaria y mantener la organización de la oficina.

Tips de organización para la secretaria ejecutiva

Aunque muchas veces no se le suele dar mucha importancia, el orden y la organización en la oficina son imprescindibles para trabajar más y mejor. El espacio de trabajo debe estar limpio, ordenado y bien estructurado, y para ello vamos a compartir un par de tips de organización que pueden ser muy útiles para el trabajo diario de la secretaria.

El rol de la secretaria

Tradicionalmente, el rol de la secretaria estuvo ligado a las tareas cotidianas de oficina como contestar llamadas, tomar dictados y escribir cartas o mensajes; sin embargo cada vez son más las empresas que buscan personas competentes, capaces de llevar a cabo tareas más relevantes para la empresa.

A diario, la secretaria debe cumplir con diversas responsabilidades, entre las cuales podemos mencionar el orden y la organización de la oficina o del espacio de trabajo. Independientemente del tamaño o la función de la oficina, debe prevalecer siempre el orden, de lo contrario surgen consecuencias negativas como la pérdida de tiempo y productividad.

Pasos de organización para la secretaria

La organización del espacio de trabajo no es algo imposible de lograr, simplemente se requiere de un par de pasos o acciones que ayudan tanto a organizar el trabajo de la secretaria como a incrementar la productividad de todo el personal de la empresa u organización.

- Separar: es el primer paso para organizar la oficina. La separación consiste en clasificar los objetos de acuerdo a su uso: los que se usan y los que no se usan. De este modo, al determinar cuáles son los objetos que deben quedar a disposición en la oficina y cuáles pueden ser archivados, el espacio de trabajo queda más espacioso y funcional.

- Ordenar: es el segundo paso para organizar la oficina. Una vez que se han separado los elementos según su uso, es importante disponerlos de manera organizada. Los elementos que se usan tienen que tener un lugar específico y práctico, y los que no se usan deben almacenarse en un lugar determinado y fácil de ubicar.

- Estandarizar: es el tercer paso para organizar la oficina. La estandarización consiste en adquirir una autodisciplina y un compromiso consigo mismo a fin de cumplir eficientemente con las tareas diarias. Al establecer ciertos estándares de trabajo se genera mayor productividad y calidad.  

Hasta aquí hemos visto algunos tips para organizar el trabajo de la secretaria, si te gustaría aprender mucho más sobre cómo organizar el trabajo en la oficina, te invitamos a realizar el curso de Secretariado Ejecutivo a distancia. Este curso es 100% online y te va a permitir familiarizarte con muchas de las obligaciones y tareas que forman parte del trabajo de una secretaria.

 
 
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