En la actualidad, el contacto telefónico sigue siendo primordial para ofrecer un servicio de atencion al cliente de óptima calidad.

Tips para mejorar la atención telefónica dentro de una empresa.

El contacto telefónico es una herramienta fundamental para funcionamiento de la empresa, cuando las personas contactan por teléfono a una empresa es porque tienen una demanda, consulta o reclamo preciso, y es necesario que quien responda esa llamada, haga sentir a quien llama que lo están escuchando y prestándole atención. A continuación expondremos algunos consejos para lograr la mejor atención telefónica posible.  

Primero es importante que el empleado que se encarga de la atención al cliente y que recibe la llamada, realice un saludo de bienvenida dejando en claro el nombre de la empresa, por ejemplo, “Fude buenos días, ¿en qué podemos ayudarlo?” de esta manera la persona que llama se asegura que se está comunicando con el lugar correcto. El saludo debe ser corto, amable y brindar ayuda o guía a la persona que llama. 

Es importante que la persona que lleva adelante la tarea de atención telefónica cuente anteriormente con una correcta capacitación, procure ser amable y muestre constantemente preocupación por el llamado del cliente.

¿Por qué falla la atención al cliente en llamadas telefónicas?

Uno de los principales motivos de fracasos de las llamadas telefónicas en los sectores de reclamos se da cuando quien atiende la llamada no llega a una comunicación fluida con el cliente, generando de esta forma desentendidos, bajas respuestas y en ocasiones hasta discusiones. Es muy importante que el empleado logre conocer el motivo del cliente para de esta manera ayudarlo. 

Evitar al máximo que un usuario llamante tenga que repetir más de 1 vez el motivo de su llamada, los operadores o usuarios del teléfono deben de informarse entre ellos del motivo de la llamada del cliente o colaborador para evitar que nos tengan que repetir más de una vez el motivo de la llamada.

En muchas ocasiones las llamadas telefónicas van dirigidas a un personal de la empresa en concreto, y en algunas oportunidades es normal que el personal esté ocupado. En esos momentos es importante que quien atiende el teléfono se muestre siempre predispuesto a colaborar con quien llama. Esto quiere decir que le debe ofrecer opciones al cliente. Las más conocidas y con más eficacias son, la de dar un tiempo estimado en el cual volver a llamar, averiguar cuánto demorará el personal para estar disponible y en el caso de ser un corto periodo de espera preguntar al cliente si está dispuesto a esperar, averiguar el número de teléfono del cliente y ofrecer la posibilidad de devolver el llamado.
 
Realizar auto evaluaciones de desempeño, tener conocimiento de cuántas llamadas se han logrado con éxito, cuántas no han terminado con las inquietudes de los clientes, cuántas no se llegaron a atender, y cuántas han terminado en discusiones, es realmente importante para mejorar el trabajo realizado a diario. Esto se puede lograr llevando una ficha personal de lo que ocurre con cada llamado. Y al finalizar el día, la semana o el mes, evaluar como ha sido. 

Estos son algunos de los consejos sobre la atención al cliente que atañen al uso del teléfono, si te interesa aprender más sobre este trabajo, te invitamos a que te capacites con nosotros realizando nuestro curso online de Atención Telefónica. Te esperamos.

 
 
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